Jak kontrolować finanse w firmie?

18 listopada 2022

Rosnące stopy procentowe, coraz droższe kredyty, wysoka inflacja sprawia, że kontrola finansów jest coraz trudniejsza. Jak to zrobić z głową?

Coraz wyższe stopy procentowe, droższe kredyty to nie tylko problem klientów indywidualnych. Nie można zapominać, że wyższy koszt obsługi finansowania dotyczy również przedsiębiorców. I nie chodzi tu tylko o to, że kredyty firmowe kosztują coraz więcej. Obecnie nawet niewielkie opóźnienie płatności kontrahenta powoduje, że rosną koszty obsługi budżetu firmowego. Przedsiębiorca musi bowiem płacić zobowiązania terminowo, a sam doświadcza tego, że partnerzy biznesowi płacą z opóźnieniem. Im branża bardziej konkurencyjna, tym trudniej zachować finansowy spokój. W tak niespokojnych czasach rośnie zainteresowanie współpracą z wiarygodnymi partnerami, takimi, którzy są wypłacalni, terminowo regulują swoje zobowiązania, a więc tymi, świetnie radzącymi sobie z firmowym budżetem.

Gdy w kasie firmowej mamy środki na regulowanie zobowiązań, a także terminowe wywiązywanie się z płatności, możemy łatwiej wynegocjować rabat u kontrahenta. Dlaczego to takie ważne? Zdarzają się firmy, które swoją działalność „kredytują” pieniędzmi swoich kontrahentów. Przeciągają maksymalnie termin, w którym mogą zapłacić za produkt lub usługę. Co ważne, jeśli są znaczącymi kontrahentami danego przedsiębiorcy, potrafią wykorzystywać taką sytuację zmuszając go do wielu ustępstw. Mniejszy, słabszy przedsiębiorca ulega, a to może być początek końca jego firmy.

Kontrola firmowych finansów jest ważna w każdym momencie. Jak pokazują badania Krajowego Rejestru Długów, opóźnienia płatności ze strony klientów negatywnie wpływają na kondycję 60% firm. Co jednak znamienne, tylko kilka procent przedsiębiorców na bieżąco kontroluje stan płatności. Są i tacy, którzy nie przypominają o płatnościach w obawie przed utratą dobrych stosunków z kontrahentem.

Co więc zrobić by lepiej zarządzać finansami firmy? Przede wszystkim sporządzić z kontrahentem dobrą umowę i na bieżąco kontrolować spływanie należności. Niestety, wciąż mało popularne są elektroniczne systemy monitorowania płatności. Znacznie większym zainteresowaniem cieszą się usługi mikrofaktoringowe czyli sprzedaży faktur. W ten sposób wiele firm przyspiesza zapłatę należności i jednocześnie przenosi monitorowanie płatności oraz ryzyko windykacji na firmę faktoringową. Z rozwiązania tego korzystają przede wszystkim mikro i mali przedsiębiorcy, dla których konieczność wystawiania faktur z długim terminem płatności w przypadku sporych opóźnień ze strony kontrahentów, mocno zaburza możliwość funkcjonowania firmy i jej rozwoju.

Zasada działania mikrofaktoringu jest bardzo prosta. Przedsiębiorca, który wystawia fakturę z długim terminem płatności, przekazuje ją firmie mikrofaktoringowej a ta wypłaca należność od razu a sama czeka na zapłatę przez kontrahenta do terminu płatności wskazanego na tej fakturze. Najczęściej firmy mikrofaktoringowe to tzw. fintechy, które opierają swoją działalność na zautomatyzowanych procesach i zdalnej współpracy z klientami. W przeciwieństwie do banków i klasycznych faktorów firmy mikrofaktoringowe nie wymagają od klientów dokumentów finansowych i zaświadczeń w procesie aplikacyjnym. By sfinansować fakturę wystarczy przekazać ją online firmie mikrofaktoringowej naogół poprzez udostępnianą bezpłatnie klientom platformę transakcyjną. Systemy automatycznie weryfikują wiarygodność odbiorcy tak przekazanej faktury i informują klienta o możliwości sprzedaży faktury. Po akceptacji transakcji i zawiadomieniu kontrahenta, pieniądze przekazywane są wystawcy faktury w ciągu kilku chwil. To jak długo potrwa proces zależy przede wszystkim od tego w jakim czasie kontrahent przedsiębiorcy sprzedającego fakturę zostanie skutecznie powiadomiony o jej cesji czyli przeniesieniu praw do zapłaty na firmę mikrofaktoringową. Bo ta usługa to po prostu cesja wierzytelności, czyli przeniesienie uprawnień do wierzytelności wynikającej z wystawionej faktury z wystawcy na firmę mikrofaktoringową. Pieniądze trafiają do wystawcy bardzo szybko, a finansująca całą transakcję firma mikrofaktoringowa samodzielnie egzekwuje płatność od drugiej strony transakcji.

- Rejestracja na Platformie Monevia przebiega zupełnie online. Uwzględniono w niej ergonomię pod względem liczby kliknięć, co wpływa na czas wypełniania formularza. Automatyczne połączenia z bazami zewnętrznymi przyspieszają proces, bo część pól wypełnia się sama – klient tylko sprawdza i ewentualnie koryguje dane wyświetlone na ekranie. Aktywacja konta to zaledwie kilka sekund. Poprzedzona jest weryfikacją danych rejestrowych, co czyni odpowiedni algorytm zaszyty w systemie – tłumaczy Marta Sankiewicz z firmy mikrofaktoringowej Monevia, jednego z najbardziej liczących się graczy na tym rynku.

Monevia oferuje faktoring jawny, czyli każda faktura potwierdzana jest z jej płatnikiem. Na pozostałe etapy procesu składają się algorytmy, które weryfikują kontrahenta, wyceniają transakcję, aktualizują limity i mierzą ryzyko kredytowe co trwa dosłownie kilka minut.

Firma faktoringowa za przekazanie pieniędzy przed terminem zapłaty z faktury od razu pobiera niewielką prowizję, proporcjonalną do rzeczywistego okresu finansowania. To jednak koszt nieznaczny w porównaniu do spokoju, który uzyskuje przedsiębiorca otrzymujący zapłatę praktycznie od razu po wydaniu produktu lub realizacji usługi. Szczególnym zainteresowaniem usługa cieszy się w branży transportowej i handlu, gdzie terminy zapłaty są na ogół długie a do tego występują opóźnienia płatności.