Wezwanie do zapłaty faktury – co musi zawierać i kiedy wysłać

W relacjach między firmami opóźnienia w płatnościach zdarzają się regularnie. Czasem kontrahent spóźnia się kilka dni, innym razem termin płatności mija, a mimo przypomnień przelewu nadal nie ma. Jeżeli kontakt telefoniczny lub mailowy nie przynosi efektu, kolejnym krokiem może być wezwanie do zapłaty.

To formalne pismo, w którym wierzyciel wskazuje zaległą należność, wyznacza termin jej uregulowania i informuje, czego oczekuje od dłużnika. W wielu przypadkach samo wezwanie wystarcza, aby zmobilizować kontrahenta do zapłaty. Jeżeli jednak należność nadal nie zostanie uregulowana, dokument może również stanowić ważny element dalszych działań windykacyjnych lub sądowych.

W poradniku wyjaśniamy, czym jest wezwanie do zapłaty, kiedy warto je wysłać, czym różni się zwykłe wezwanie od przedsądowego wezwania do zapłaty, co powinno zawierać takie pismo oraz co zrobić, gdy kontrahent mimo wezwania nadal nie płaci.

Wezwanie do zapłaty – co to jest i kiedy je wysłać?

Wezwanie do zapłaty to pismo, w którym wierzyciel żąda od dłużnika uregulowania zaległej należności w określonym terminie. Przepisy nie przewidują jednego urzędowego wzoru ani szczególnej formy takiego dokumentu, dlatego przedsiębiorca może przygotować wezwanie samodzielnie, bez konieczności korzystania z pomocy prawnika.

Wezwanie do zapłaty można wysłać już po upływie terminu płatności faktury. Przepisy nie określają, ile dni należy wcześniej odczekać. W praktyce wiele firm zaczyna od mniej formalnego przypomnienia e-mailem lub telefonicznie, a dopiero gdy nie przynosi ono efektu, wysyła oficjalne wezwanie do zapłaty.

Nie warto jednak odkładać tego zbyt długo. Im dłużej należność pozostaje nieuregulowana, tym dłużej firma czeka na środki, które mogłaby przeznaczyć na bieżące wydatki, wynagrodzenia czy kolejne zamówienia. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca przez ten czas finansuje działalność kontrahenta własnym kapitałem.

Więcej o skutkach opóźnionych płatności i sposobach ograniczania ich wpływu na płynność firmy przeczytasz w artykule nieterminowe płatności – jak sobie z nimi radzić.

Rodzaje wezwań do zapłaty – zwykłe, przedsądowe i ostateczne

W praktyce można spotkać kilka określeń wezwania do zapłaty, choć przepisy nie tworzą odrębnych, formalnych kategorii takich pism. Różnice dotyczą przede wszystkim tonu dokumentu, wyznaczonego terminu oraz etapu, na którym znajduje się odzyskiwanie należności.

Zwykłe wezwanie do zapłaty

Zwykłe wezwanie do zapłaty jest najczęściej pierwszym formalnym pismem kierowanym do kontrahenta po upływie terminu płatności. Wskazuje zaległą należność, numer faktury, kwotę do zapłaty oraz dodatkowy termin na uregulowanie zobowiązania.

Na tym etapie komunikacja może mieć jeszcze spokojny charakter. Opóźnienie nie zawsze oznacza bowiem, że kontrahent celowo unika zapłaty, tutaj przyczyną może być np. przeoczenie faktury, problem z jej obiegiem albo chwilowe opóźnienie po stronie księgowości.

Przedsądowe wezwanie do zapłaty

Przedsądowe wezwanie do zapłaty jest zwykle kolejnym krokiem, gdy wcześniejsze przypomnienia nie przyniosły efektu. Wierzyciel wyznacza w nim ostateczny termin na zapłatę i informuje, że brak uregulowania należności może skutkować skierowaniem sprawy na drogę sądową.

Takie pismo ma również znaczenie przy późniejszym dochodzeniu należności. W pozwie należy wskazać, czy strony próbowały wcześniej mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu. Wysłane wezwanie do zapłaty może być jednym z dokumentów pokazujących, że wierzyciel próbował odzyskać pieniądze bez angażowania sądu.

Ostateczne wezwanie do zapłaty

Ostateczne wezwanie do zapłaty nie jest osobnym rodzajem pisma określonym w przepisach. W praktyce najczęściej pełni podobną funkcję jak wezwanie przedsądowe i podkreśla, że jest to ostatnia możliwość dobrowolnego uregulowania należności przed podjęciem kolejnych działań.

W treści można wskazać konkretny termin zapłaty oraz poinformować, jakie kroki wierzyciel zamierza podjąć, jeżeli należność nadal nie zostanie uregulowana.

Co musi zawierać wezwanie do zapłaty faktury?

Dobrze przygotowane wezwanie do zapłaty faktury nie zostawia dłużnikowi pola do interpretacji. Powinno zawierać:

• miejscowość i datę sporządzenia pisma,
• dane wierzyciela i dłużnika: nazwy firm, adresy i numery NIP,
• tytuł pisma, np. „Wezwanie do zapłaty” albo „Przedsądowe wezwanie do zapłaty”,
• numer i datę faktury oraz termin płatności, który minął,
• kwotę zaległości, a jeśli wierzyciel ich żąda, także naliczone odsetki,
• nowy termin zapłaty, najczęściej 7 lub 14 dni od otrzymania pisma,
• numer rachunku bankowego do wpłaty,
• informację o konsekwencjach braku zapłaty, np. skierowaniu sprawy do sądu lub wpisie do rejestru dłużników,
• podpis wierzyciela lub osoby upoważnionej.

Jeżeli zaległych faktur jest kilka, warto wypisać je wszystkie w jednym wezwaniu do zapłaty, z numerami i kwotami. Kontrahent nie będzie mógł wtedy twierdzić, że nie wiedział, o które dokumenty chodzi.

Jak napisać wezwanie do zapłaty, żeby kontrahent zapłacił?

Skuteczne wezwanie do zapłaty powinno być przede wszystkim konkretne, krótkie i jednoznaczne. Zamiast ogólnego „prosimy o uregulowanie zaległości” lepiej wskazać dokładnie, której faktury dotyczy sprawa, jaka kwota pozostaje do zapłaty i do jakiej daty pieniądze powinny znaleźć się na rachunku. Jasno wyznaczony termin jest znacznie trudniejszy do zignorowania niż ogólna prośba bez konkretnej daty.

Ton pisma warto dopasować do sytuacji i dotychczasowej relacji z kontrahentem. Jeżeli stały klient spóźnia się po raz pierwszy, pierwsze wezwanie może mieć spokojny i uprzejmy charakter. Jeżeli jednak opóźnienie się powtarza, kontrahent nie odpowiada na wiadomości albo wcześniejsze przypomnienia nie przyniosły efektu, treść powinna być bardziej stanowcza i jasno wskazywać kolejne możliwe działania.

Przed wysłaniem wezwania warto też sprawdzić aktualną sytuację kontrahenta – m.in. czy nie zmienił adresu, czy firma nadal działa oraz czy nie pojawiły się informacje o postępowaniu restrukturyzacyjnym lub upadłościowym. Jak to zrobić, opisujemy w artykule weryfikacja kontrahenta – jak to zrobić.

Jak wysłać wezwanie do zapłaty – list polecony czy e-mail?

Przepisy co do zasady nie narzucają jednej formy wysłania zwykłego wezwania do zapłaty. Można przekazać je kontrahentowi e-mailem, pocztą tradycyjną albo osobiście. W praktyce warto jednak wybrać sposób, który pozwoli później wykazać, kiedy i na jaki adres wezwanie zostało wysłane lub doręczone.

Przy pierwszym przypomnieniu o zaległej fakturze często wystarczy e-mail. Jeżeli jednak wcześniejsze wiadomości nie przynoszą efektu i przedsiębiorca wysyła przedsądowe lub ostateczne wezwanie do zapłaty, warto zadbać o mocniejszy dowód doręczenia. Może to być np. przesyłka polecona z potwierdzeniem odbioru albo inna forma pozwalająca potwierdzić nadanie i odbiór pisma.

Przedsiębiorcy mogą korzystać również z usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Takie rozwiązania pozwalają uzyskać elektroniczne dowody wysłania i odebrania korespondencji, a kwalifikowana usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego jest prawnie równoważna tradycyjnej przesyłce poleconej za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.

Szczególne zasady obowiązują wtedy, gdy wierzyciel zamierza przekazać informacje o zadłużeniu do biura informacji gospodarczej. W takim przypadku wezwanie powinno spełniać wymagania wynikające z przepisów dotyczących BIG, w tym zawierać odpowiednią informację o zamiarze przekazania danych. Dlatego przed zgłoszeniem dłużnika do rejestru warto sprawdzić wymagania konkretnej procedury i sposób doręczenia wezwania.

Co, jeśli kontrahent nie odpowie na wezwanie do zapłaty?

Jeżeli termin z wezwania do zapłaty minął, a pieniędzy nadal nie ma, wierzyciel ma kilka możliwości:

• naliczenie odsetek za opóźnienie w transakcjach handlowych oraz rekompensaty za koszty odzyskiwania należności, które można udokumentować notą obciążeniową,
• wpis do rejestru dłużników, np. KRD lub BIG InfoMonitor, gdy zaległość wobec przedsiębiorcy wynosi co najmniej 500 zł, jest wymagalna od co najmniej 30 dni i od wysłania wezwania z ostrzeżeniem minął co najmniej miesiąc,
• pozew i nakaz zapłaty, także w elektronicznym postępowaniu upominawczym, czyli w e-sądzie,
• zlecenie sprawy firmie windykacyjnej albo sprzedaż wierzytelności.

Prawo do odsetek za opóźnienie i rekompensaty nie zależy od wysłania wezwania do zapłaty. Szczegóły opisujemy w artykule kary za opóźnienia w płatnościach – kiedy UOKiK może ukarać firmę. Opóźnienia jednego kontrahenta potrafią szybko przenieść się na kolejne firmy, o czym piszemy w tekście o zatorach płatniczych.

Faktoring faktur – sposób na szybszy dostęp do pieniędzy

Przy fakturach z odroczonym terminem płatności przedsiębiorca często musi czekać 30, 60 albo nawet 90 dni na przelew od kontrahenta. W tym czasie nadal ponosi bieżące koszty działalności – płaci dostawców, wynagrodzenia, podatki i finansuje kolejne zlecenia.

Faktoring pozwala skrócić ten czas oczekiwania na pieniądze. Firma może zgłosić fakturę z odroczonym terminem płatności do finansowania i, po jej akceptacji, otrzymać środki wcześniej zamiast czekać do terminu zapłaty.

Takie rozwiązanie może być szczególnie przydatne firmom, które regularnie wystawiają faktury z długimi terminami płatności i chcą utrzymać płynność bez zamrażania własnych środków.

Faktoring nie jest przy tym tym samym co windykacja. To forma finansowania należności, a nie dochodzenia zaległych płatności. Więcej na ten temat przeczytasz w artykule faktoring to nie windykacja.

Wystawiasz faktury z terminem płatności 30, 60 lub 90 dni? Sprawdź faktoring dla małych firm w Monevii i zobacz, czy możesz otrzymać środki wcześniej.