Faktura zaliczkowa – kiedy ją wystawić, jak rozliczyć i jak wygląda

Faktura zaliczkowa może pojawić się na przykład wtedy, gdy firma budowlana przyjmuje zlecenie na remont biura i przed rozpoczęciem prac pobiera od klienta część należności. Jeszcze przed rozpoczęciem prac klient wpłaca 20 000 zł zaliczki, która ma pokryć część kosztów materiałów. Choć sama usługa zostanie wykonana dopiero za kilka tygodni, otrzymana wpłata musi zostać odpowiednio udokumentowana i rozliczona.

W takiej sytuacji najczęściej pojawia się faktura zaliczkowa. Dokumentuje ona całość lub część zapłaty otrzymanej przed dostawą towaru albo wykonaniem usługi. Ma znaczenie przede wszystkim dla rozliczenia VAT, a po wykonaniu zamówienia może zostać rozliczona kolejną fakturą końcową.

Od 2026 roku dochodzi do tego jeszcze Krajowy System e-Faktur. Dla większości przedsiębiorców obowiązek wystawiania faktur w KSeF obowiązuje od 1 kwietnia 2026 r., a największe podmioty zostały nim objęte już 1 lutego. Najmniejsze firmy, których miesięczna sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto, korzystają z okresu przejściowego do końca 2026 roku.

Jak więc poprawnie wystawić fakturę zaliczkową, kiedy rozliczyć VAT i co zrobić po realizacji zamówienia?

Faktura zaliczkowa – co to jest i w jakich sytuacjach się ją wystawia?

Faktura zaliczkowa dokumentuje otrzymanie całości lub części zapłaty przed dokonaniem dostawy towaru albo wykonaniem usługi. Może chodzić zarówno o niewielką przedpłatę, jak i np. 20%, 50% czy nawet 90% wartości zamówienia

Takie rozwiązanie jest powszechne m.in. w budownictwie, produkcji na zamówienie, usługach projektowych czy przy większych dostawach. Wykonawca może potrzebować części środków wcześniej, np. na zakup materiałów, rezerwację terminu lub rozpoczęcie realizacji.

Przykładowo firma budowlana zawiera umowę na prace o wartości 50 000 zł brutto i przed rozpoczęciem robót otrzymuje 15 000 zł zaliczki. To właśnie otrzymane 15 000 zł dokumentuje faktura zaliczkowa. Pozostałe 35 000 zł zostanie rozliczone po wykonaniu usługi.

Faktury zaliczkowej nie należy natomiast utożsamiać z proformą. Proforma może być informacją dla klienta, ile i na jaki rachunek powinien zapłacić, ale sama nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT.

Kiedy wystawić fakturę zaliczkową – terminy

Co do zasady fakturę dokumentującą zaliczkę należy wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty. Jednocześnie przepisy pozwalają wystawić ją wcześniej czyli maksymalnie 60 dni przed otrzymaniem zaliczki

Przykład:

Klient wpłaca zaliczkę 8 czerwca. Fakturę zaliczkową można wystawić w dniu otrzymania środków, ale termin graniczny przypada 15 lipca.

W praktyce najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest wystawienie dokumentu po potwierdzeniu wpływu pieniędzy. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której faktura została wystawiona, ale klient ostatecznie nie dokonał zapłaty.

Faktura zaliczkowa przed otrzymaniem zaliczki

Przepisy pozwalają wystawić fakturę dotyczącą zaliczki jeszcze przed otrzymaniem wpłaty, jednak nie wcześniej niż 60 dni przed przewidywanym terminem jej otrzymania.

W praktyce takie rozwiązanie może być stosowane wtedy, gdy strony mają już ustalone warunki zamówienia, znają jego wartość oraz wysokość zaliczki, a płatność ma nastąpić w najbliższym czasie. Może dotyczyć to np. zleceń realizowanych na indywidualne zamówienie, większych dostaw albo usług, przy których wykonawca przed rozpoczęciem prac chce formalnie określić kwotę przedpłaty.

Nie zawsze jednak konieczne jest wystawianie faktury przed samą wpłatą. Jeżeli celem jest jedynie przekazanie klientowi informacji, ile powinien zapłacić, na jaki rachunek oraz czego dotyczy zamówienie, można posłużyć się proformą. Proforma nie jest fakturą w rozumieniu przepisów o VAT i pełni przede wszystkim funkcję informacyjną oraz handlową.

W praktyce wybór pomiędzy wcześniejszym wystawieniem faktury a proformą zależy więc od tego, czy przedsiębiorca chce już wystawić właściwy dokument sprzedażowy, czy jedynie przekazać klientowi dane potrzebne do dokonania zaliczki.

Więcej o proformie i pozostałych dokumentach sprzedażowych przeczytasz w naszym poradniku: rodzaje faktur w firmie.

Kiedy faktura zaliczkowa nie jest potrzebna?

Zaliczka jest często stosowana wtedy, gdy realizacja zamówienia wymaga czasu albo poniesienia kosztów jeszcze przed wykonaniem usługi czy dostawą towaru. Wykonawca może dzięki niej sfinansować np. zakup materiałów, komponentów lub towaru potrzebnego do realizacji zlecenia, a jednocześnie częściowo zabezpieczyć się przed rezygnacją klienta.

Jeżeli pomiędzy otrzymaniem zaliczki a realizacją zamówienia upływa więcej czasu i sprzedaży nie można od razu rozliczyć na jednej fakturze, otrzymaną wpłatę trzeba udokumentować osobno. W takiej sytuacji wystawia się fakturę zaliczkową, a po wykonaniu usługi lub dostawie towaru rozlicza pozostałą część należności.

Inaczej może wyglądać sytuacja, gdy klient wpłaci zaliczkę, a cała transakcja zostanie zrealizowana jeszcze w tym samym okresie rozliczeniowym. W określonych przypadkach nie ma wtedy potrzeby wystawiania osobnej faktury zaliczkowej i całość można udokumentować jedną fakturą sprzedażową.

Co musi zawierać faktura zaliczkowa?

Zakres wymaganych informacji określa przede wszystkim art. 106f ustawy o VAT.

Faktura zaliczkowa powinna zawierać m.in.:

• datę wystawienia,
• kolejny numer jednoznacznie identyfikujący fakturę,
• dane sprzedawcy i nabywcy,
• odpowiednie numery identyfikacji podatkowej,
• datę otrzymania zaliczki, jeżeli różni się od daty wystawienia dokumentu,
• kwotę otrzymanej zapłaty,
• wartość VAT przypadającą na otrzymaną zaliczkę,
• nazwę towaru lub usługi, których dotyczy zamówienie,
• informacje dotyczące wartości całego zamówienia lub umowy,
• właściwe stawki i kwoty podatku.

Przepisy wymagają więc, aby dokument wskazywał nie tylko wysokość samej wpłaty, ale również pozwalał określić, czego zaliczka dotyczy.

Dobrą praktyką jest precyzyjne opisanie zamówienia, np. „zaliczka 30% na wykonanie zabudowy meblowej zgodnie z umową nr 12/2026”, zamiast ograniczania się do ogólnego określenia „zaliczka”.

Faktura zaliczkowa i końcowa – jak je rozliczyć?

Jeżeli wpłacona zaliczka pokrywa tylko część ceny, po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi należy rozliczyć pozostałą należność.

Służy do tego faktura końcowa, nazywana w KSeF fakturą rozliczeniową.

Jeżeli przykładowo:

• całe zamówienie wynosi 50 000 zł brutto,
• klient wpłacił wcześniej 20 000 zł,
• wystawiono fakturę zaliczkową na 20 000 zł,

to po wykonaniu zamówienia do zapłaty pozostaje 30 000 zł.

Na fakturze końcowej wartość sprzedaży oraz VAT zostają odpowiednio pomniejszone o wartości wykazane wcześniej na fakturze zaliczkowej.

Jeżeli zaliczek było kilka, przy rozliczeniu trzeba uwzględnić wszystkie wcześniejsze dokumenty. Obecne przepisy wymagają również odpowiedniego wskazania numerów identyfikujących wcześniejsze faktury zaliczkowe.

Faktura zaliczkowa w KSeF

Od 2026 roku sposób wystawiania faktur w Polsce zmienił się wraz z wejściem obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur.

Od 1 lutego 2026 r. obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF objęto największe przedsiębiorstwa, których sprzedaż brutto w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek objął pozostałe firmy, z wyjątkiem najmniejszych podmiotów korzystających z przejściowego limitu do końca 2026 r.

Faktura zaliczkowa w KSeF również jest fakturą ustrukturyzowaną. Od 1 lutego 2026 r. wystawia się ją w obowiązującym w KSeF formacie FA(3), który obejmuje m.in. faktury podstawowe, zaliczkowe, rozliczeniowe i korygujące.

Poszczególne rodzaje dokumentów mają w KSeF własne oznaczenia. Faktura zaliczkowa oznaczana jest jako ZAL, faktura rozliczeniowa jako ROZ, a ich korekty odpowiednio jako KOR_ZAL i KOR_ROZ.

Ważne jest też prawidłowe powiązanie dokumentów. Jeżeli faktura zaliczkowa nie pokrywa całej należności, późniejsza faktura rozliczeniowa powinna wskazywać numery KSeF wcześniejszych faktur zaliczkowych.

Najczęstsze błędy przy fakturze zaliczkowej

Problemy przy fakturach zaliczkowych zwykle nie wynikają z samego wystawienia dokumentu, lecz z późniejszego rozliczenia całej transakcji.

Do częstych błędów należą:

• wystawienie faktury przed otrzymaniem zaliczki zbyt wcześnie – wcześniej niż 60 dni przed planowaną wpłatą,
• niewłaściwa data otrzymania zaliczki,
• brak informacji, jakiego zamówienia lub usługi dotyczy wpłata,
• błędne wyliczenie VAT od kwoty brutto zaliczki,
• ponowne naliczenie VAT od tej samej kwoty na fakturze końcowej,
• brak uwzględnienia wszystkich wcześniejszych faktur zaliczkowych,
• mylenie faktury zaliczkowej z proformą,
• brak prawidłowego powiązania faktury rozliczeniowej z wcześniejszymi dokumentami w KSeF.

Przy większych kontraktach, w których płatność dzielona jest na kilka etapów, warto od początku prowadzić spójne oznaczenia dokumentów. Ułatwia to zarówno księgowanie, jak i późniejsze wystawienie faktury rozliczeniowej.

Czy fakturę zaliczkową można wykorzystać w faktoringu?

W praktyce najważniejsze jest to, czy po realizacji zamówienia firma wystawia fakturę z odroczonym terminem płatności. To właśnie takie należności są najczęściej przedmiotem finansowania w faktoringu.

Jeżeli wykonałeś usługę lub dostarczyłeś towar, wystawiłeś fakturę, ale na zapłatę od kontrahenta musisz czekać np. 30, 60 albo 90 dni, nie musisz zamrażać środków do dnia płatności.

W Monevii możesz sprawdzić możliwość sfinansowania takiej faktury i szybciej odzyskać dostęp do pieniędzy potrzebnych na bieżące wydatki, zakup materiałów, wynagrodzenia czy realizację kolejnych zamówień. Każda faktura podlega indywidualnej weryfikacji i musi spełniać warunki finansowania.

Takie rozwiązanie może być szczególnie przydatne w branży budowlanej, gdzie między poniesieniem kosztów a otrzymaniem zapłaty za wykonane prace często mija kilka tygodni.

Więcej o tym rozwiązaniu przeczytasz w poradniku faktoring dla firmy budowlanej.

Jeżeli wystawiasz faktury z dłuższym terminem zapłaty, zobacz również: faktury z odroczonym terminem płatności – jak przyspieszyć płatność faktury.

Masz fakturę z odroczonym terminem płatności? Sprawdź w Monevii możliwość jej finansowania i zobacz, czy możesz otrzymać środki wcześniej zamiast czekać na przelew od kontrahenta.