Kary za opóźnienia w płatnościach. Kiedy UOKiK może ukarać firmę?

Opóźnienia w płatnościach pomiędzy przedsiębiorcami przez lata były postrzegane przede wszystkim jako problem pomiędzy dłużnikiem a wierzycielem. Firma płaciła kilka czy kilkanaście dni po terminie, wierzyciel mógł naliczyć odsetki albo rozpocząć windykację, a sprawa zwykle kończyła się na wzajemnych rozliczeniach kontrahentów. Dziś takie podejście może być jednak ryzykowne, ponieważ w przypadku odpowiednio dużej skali opóźnień do sprawy może wkroczyć Prezes Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów, a konsekwencją nie jest już tylko konieczność uregulowania zaległych faktur, lecz również kara administracyjna liczona nawet w milionach złotych.

Dobrze pokazują to działania UOKiK w 2026 roku. Już w pierwszych miesiącach urząd wydał osiem decyzji, w których nałożył ponad 2,6 mln zł kar za nadmierne opóźnienia obejmujące płatności o łącznej wartości przekraczającej 200 mln zł. W lipcu kolejne sankcje otrzymały dwie firmy, a łączna wartość kar nałożonych na te dwa podmioty przekroczyła 2,3 mln zł. Nie oznacza to oczywiście, że UOKiK będzie wszczynał postępowanie wobec każdej firmy, której zdarzyło się zapłacić fakturę kilka dni po terminie. Przepisy zostały skonstruowane przede wszystkim po to, aby przeciwdziałać sytuacjom, w których nieterminowe regulowanie zobowiązań osiąga dużą skalę i zaczyna wpływać na płynność kolejnych przedsiębiorstw w całym łańcuchu dostaw.

Kiedy zwykłe opóźnienie staje się problemem dla UOKiK

Podstawą działania urzędu jest ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, która posługuje się pojęciem „nadmiernego opóźniania się ze spełnianiem świadczeń pieniężnych”. Kluczowe znaczenie ma tutaj nie liczba faktur ani pojedyncze kilkudniowe opóźnienie, lecz łączna wartość zobowiązań, których przedsiębiorca nie uregulował w terminie.

O nadmiernym opóźnianiu mówimy wtedy, gdy w okresie trzech kolejnych miesięcy suma wymagalnych świadczeń pieniężnych, które nie zostały spełnione albo zostały uregulowane po terminie, wynosi co najmniej 2 mln zł. W jednej firmie próg ten może zostać przekroczony przez setki niewielkich faktur, w innej przez kilka dużych zobowiązań, a teoretycznie nawet przez jedną fakturę o odpowiednio wysokiej wartości. Ustawa nie określa bowiem minimalnej liczby dokumentów, które muszą zostać zapłacone z opóźnieniem.

UOKiK nie działa przy tym wyłącznie na podstawie przypadkowych kontroli. Urząd analizuje rynek, dane dotyczące płatności oraz informacje wskazujące na możliwość występowania zatorów, a przy ocenie sytuacji bierze pod uwagę m.in. wartość przeterminowanych zobowiązań oraz liczbę wierzycieli, których dotyczą opóźnienia. Każdy może również przekazać UOKiK informację o podejrzeniu występowania nadmiernych opóźnień.

Nie każda interwencja musi od razu kończyć się formalnym postępowaniem. Urząd stosuje również tzw. wystąpienia miękkie, czyli pisma kierowane do przedsiębiorców, u których zauważono niepokojące praktyki płatnicze. Mają one skłonić firmę do uporządkowania płatności jeszcze przed rozpoczęciem właściwego postępowania administracyjnego. Według danych publikowanych przez UOKiK około połowa przedsiębiorców, do których trafiają takie wystąpienia, szybko poprawia swoją dyscyplinę płatniczą.

Duża firma nie zawsze może narzucić kontrahentowi 90 dni na zapłatę

Ryzyko związane z płatnościami nie zaczyna się dopiero wtedy, gdy faktura staje się przeterminowana. Znaczenie ma również sam termin wpisany do umowy, ponieważ przepisy ograniczają możliwość przerzucania kosztu finansowania działalności jednej firmy na jej kontrahentów poprzez stosowanie bardzo długich terminów zapłaty.

W zwykłych transakcjach pomiędzy przedsiębiorcami podstawowym punktem odniesienia jest 60 dni. Strony mogą w określonych sytuacjach uzgodnić termin dłuższy, jednak takie ustalenie musi być wyraźne i nie może być rażąco nieuczciwe wobec wierzyciela. Zupełnie inaczej wygląda sytuacja, kiedy dłużnikiem jest duży przedsiębiorca, a wierzycielem mikro-, mała albo średnia firma. W takim przypadku termin płatności nie może przekraczać 60 dni, dlatego duży podmiot nie może skutecznie narzucić małemu dostawcy 90 czy 120 dni oczekiwania na pieniądze tylko dlatego, że taki zapis znalazł się we wzorze umowy.

Jeszcze inne zasady obowiązują w przypadku podmiotów publicznych. Co do zasady powinny one regulować swoje zobowiązania w terminie nieprzekraczającym 30 dni, przy czym dla podmiotów publicznych będących podmiotami leczniczymi ustawodawca przewidział możliwość stosowania terminu do 60 dni.

W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca analizujący ryzyko związane z płatnościami powinien zwracać uwagę nie tylko na to, czy sam płaci w terminie, ale również na to, jakie terminy narzuca swoim dostawcom i podwykonawcom. Szczególnie w relacjach pomiędzy dużym podmiotem a sektorem MŚP swoboda kontraktowa nie jest nieograniczona.

Kara zależy nie tylko od kwoty, ale również od długości opóźnienia

Za nadmierne opóźnianie płatności nie ma jednej z góry określonej stawki. Ustawa przewiduje mechanizm, w którym znaczenie ma zarówno wartość niezapłaconych świadczeń, jak i czas, przez jaki pozostawały one po terminie. Im dłuższe opóźnienie, tym wyższy wskaźnik wykorzystywany przy obliczaniu maksymalnej wysokości sankcji.

Dla zobowiązań opóźnionych do 30 dni wskaźnik wynosi 1% ich wartości, przy opóźnieniu od 31 do 60 dni rośnie do 2%, od 61 do 120 dni wynosi 4%, natomiast przy znacznie dłuższych zaległościach wzrost jest już dużo bardziej odczuwalny. Opóźnienie od 121 do 365 dni oznacza wskaźnik 12%, a przekroczenie jednego roku  24%.

Taka konstrukcja sprawia, że ustawodawca znacznie surowiej traktuje trwałe finansowanie działalności przedsiębiorstwa kosztem nieopłaconych zobowiązań wobec kontrahentów niż krótkie opóźnienia. Jednocześnie wynik matematycznego wzoru nie oznacza automatycznie, że właśnie taką maksymalną kwotę przedsiębiorca zapłaci. Przy ustalaniu ostatecznej wysokości sankcji UOKiK bierze pod uwagę również okoliczności konkretnej sprawy, działania podjęte przez przedsiębiorcę w celu zakończenia naruszenia oraz jego współpracę z urzędem.

Jeszcze większe ryzyko pojawia się w przypadku recydywy. Jeżeli przedsiębiorca ponownie dopuści się nadmiernych opóźnień w ciągu dwóch lat od momentu, w którym wcześniejsza decyzja stała się ostateczna, maksymalna wysokość kary obliczona zgodnie z ustawowym mechanizmem zostaje zwiększona o 50%.

Szybkie uregulowanie zaległości może mieć znaczenie dla wysokości sankcji

Firma, wobec której UOKiK wszczął postępowanie, nie powinna więc biernie czekać na jego zakończenie. Jeżeli przedsiębiorca w trakcie postępowania uporządkuje zaległości, zapłaci należne świadczenia wraz z odsetkami i podejmie działania zmierzające do usunięcia problemu, urząd może uwzględnić takie zachowanie przy ustalaniu ostatecznej wysokości sankcji. Nie działa tutaj jednak prosty mechanizm polegający na tym, że spłata zaległości automatycznie zmniejsza karę o określony procent.

Ustawowa obniżka o 20% pojawia się dopiero po wydaniu decyzji. Przedsiębiorca może z niej skorzystać, jeżeli w ciągu 14 dni od doręczenia decyzji zapłaci karę w całości oraz zrzeknie się prawa do złożenia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy.

Przepisy przewidują również sytuacje, w których UOKiK odstępuje od wymierzenia kary, czego przykładem jest przypadek, gdy nadmierne opóźnienia były bezpośrednim skutkiem siły wyższej.

Przykład działania UOKiK w praktyce 

Dobrym przykładem skali problemu są dwie duże decyzje wydane w 2026 roku. W pierwszym przypadku kara wyniosła ponad 1,145 mln zł, natomiast w drugim ponad 1,174 mln zł, co łącznie oznacza sankcje przekraczające 2,3 mln zł.

Szczególnie dobrze skalę problemu pokazują dane dotyczące pierwszego podmiotu. UOKiK analizował płatności z drugiego kwartału 2023 roku i ustalił, że opóźnienia dotyczyły 233 kontrahentów. W badanym okresie 2189 faktur zostało uregulowanych po terminie, kolejnych 551 pozostawało nieopłaconych, a najdłuższe stwierdzone opóźnienie wyniosło 129 dni.

Nie mamy więc do czynienia z pojedynczym błędem księgowości czy kilkudniowym przesunięciem jednej płatności, lecz ze zjawiskiem obejmującym dużą liczbę dokumentów i kontrahentów. To właśnie taka skala może powodować, że opóźnienia jednej większej firmy zaczynają wpływać na płynność dziesiątek albo setek jej dostawców.

Opóźnienie jednej firmy może szybko stać się problemem kolejnej

Mechanizm zatorów płatniczych jest w praktyce bardzo prosty. Firma wykonała usługę albo sprzedała towar, wystawiła fakturę i formalnie osiągnęła przychód, jednak gotówkę otrzyma dopiero po upływie uzgodnionego terminu płatności. W tym samym czasie musi finansować wynagrodzenia, podatki, dostawców, podwykonawców, leasing, paliwo czy kolejne zamówienia.

Jeżeli kontrahent zaczyna płacić później, niż zakładano, przedsiębiorstwo potrzebuje dodatkowego kapitału, aby utrzymać bieżącą działalność. Kiedy takiego kapitału brakuje, pojawia się naturalna pokusa przesuwania własnych płatności i finansowania działalności kosztem kolejnych dostawców. Właśnie w ten sposób problem jednej firmy może przechodzić dalej przez cały łańcuch współpracujących ze sobą przedsiębiorstw.

Dlatego zarządzanie należnościami nie powinno rozpoczynać się dopiero wtedy, gdy faktura jest już miesiąc czy dwa po terminie. Z punktu widzenia płynności znacznie ważniejsze jest wcześniejsze zaplanowanie, z jakich środków firma będzie finansowała okres pomiędzy wykonaniem usługi a otrzymaniem zapłaty od klienta.

Faktoring pozwala nie przenosić opóźnienia na własnych dostawców

Właśnie w takim miejscu faktoring może pełnić funkcję finansowania bieżącej działalności, a nie narzędzia wykorzystywanego dopiero wtedy, gdy przedsiębiorstwo znalazło się w poważnych problemach z płynnością.

Jeżeli firma wystawiła fakturę z odroczonym terminem płatności, może przekazać ją do finansowania i otrzymać środki wcześniej, zamiast czekać aż kontrahent dokona przelewu zgodnie z terminem zapisanym na dokumencie. Dzięki temu sprzedaż, która już została zrealizowana, szybciej zamienia się w gotówkę możliwą do wykorzystania na bieżące zobowiązania.

W Monevii posiadamy faktoring dla małych firm w którym przedsiębiorca sam decyduje, które należności chce przekazać do finansowania, dzięki czemu nie musi obejmować faktoringiem całego obrotu ani wiązać się długoterminową umową. Finansowaniu mogą podlegać pojedyncze faktury, dlatego rozwiązanie można wykorzystywać zarówno regularnie, jak i wtedy, gdy w konkretnym miesiącu termin zapłaty od dużego kontrahenta zaczyna kolidować z bieżącymi zobowiązaniami firmy.

Źródła:

• https://uokik.gov.pl/public/zatory-platnicze-dzialania-prezesa-uokik-od-poczatku-roku
• https://uokik.gov.pl/chcesz-cos-z-avonu-lub-od-neptuna-prezes-uokik-naklada-kary-za-zatory-platnicze