Co najbardziej podnosi koszty prowadzenia firmy w 2026 roku?

Rosnące koszty działalności to obecnie jeden z najczęściej zgłaszanych problemów polskich przedsiębiorców. Potwierdzają to badania GUS, który regularnie pyta tysiące firm o czynniki mogące najmocniej podnieść ich koszty w najbliższym kwartale. Najnowsze odpowiedzi, zebrane w lipcu 2026 roku, układają się w czytelny ranking. W tym artykule pokazujemy, które pozycje kosztowe rosną najszybciej, jak wygląda sytuacja w poszczególnych branżach i w jaki sposób ograniczyć wpływ rosnących kosztów prowadzenia działalności gospodarczej na kondycję firmy.

Energia i paliwa na pierwszym miejscu

Na pytanie o czynniki, które w największym stopniu wpłyną na wzrost kosztów w najbliższym kwartale, przedsiębiorcy odpowiadają bardzo podobnie. Ceny energii i paliw wskazało 85,4% firm budowlanych, 83,1% firm handlowych, 78,4% firm usługowych oraz 77,8% przedsiębiorstw przemysłowych. Żaden inny czynnik kosztowy nie osiągnął zbliżonego wyniku.

Co ważne, obawy związane z cenami energii i paliw rosną z roku na rok. W lipcu 2025 roku wskazywało je 79,9% firm budowlanych oraz 69,3% przedsiębiorstw przemysłowych. Obecne wyniki pokazują więc, że problem nie tylko pozostaje aktualny, ale dla wielu firm staje się coraz poważniejszym obciążeniem.

W praktyce energia przestała być zwykłą pozycją w kosztach operacyjnych, którą można traktować jako stały i przewidywalny wydatek. Dzisiaj ceny prądu, gazu i paliwa mają bezpośredni wpływ na wycenę usług, wysokość marży oraz końcową rentowność realizowanych zleceń. Przy gwałtownym wzroście kosztów kontrakt, który w momencie podpisania wydawał się opłacalny, po kilku miesiącach może przynosić znacznie mniejszy zysk albo nawet stratę.

Najmocniej odczuwają to firmy transportowe, produkcyjne i budowlane, w których zużycie paliwa oraz energii stanowi istotną część wszystkich wydatków. W ich przypadku nawet niewielka zmiana cen może szybko przełożyć się na koszty całej działalności.

Koszty zatrudnienia, czyli pozycja, której nie da się zamrozić

Drugim głównym źródłem wzrostu kosztów są wynagrodzenia wraz ze składkami ZUS i podatkami związanymi z zatrudnieniem. W zależności od branży jako czynnik podnoszący koszty w najbliższym kwartale wskazuje je od 68 do 73% przedsiębiorstw. Pokazuje to, że presja płacowa nie dotyczy już pojedynczych sektorów, lecz stała się jednym z najważniejszych problemów całej gospodarki.

Jeszcze wyraźniej widać to w odpowiedziach dotyczących barier prowadzenia działalności. Koszty zatrudnienia zajmują dziś pierwsze miejsce w niemal każdym sektorze. Wskazuje je 66,8% firm budowlanych, 61,8% przedsiębiorstw handlowych, 62,3% firm transportowych, 72,5% podmiotów z branży hotelarskiej i gastronomicznej oraz aż 80,4% agencji zatrudnienia.

Sedno problemu polega na tym, że wynagrodzenia, składki ZUS i podatki od pracy trzeba regulować co miesiąc, w określonej wysokości i w sztywnych terminach. Przychody firm nie są jednak równie przewidywalne. Klienci mogą płacić później, sprzedaż może się wahać, a część faktur trafia na konto dopiero po 30, 60 lub nawet 90 dniach.

Kiedy kontrahent opóźnia płatność, koszty zatrudnienia nie przesuwają się razem z terminem przelewu. Firma nadal musi wypłacić pensje i uregulować wszystkie należności publiczne. To właśnie zderzenie stałych, obowiązkowych wydatków z nieregularnymi wpływami najczęściej prowadzi do problemów z płynnością, nawet w przedsiębiorstwach, które mają klientów i osiągają sprzedaż.

Materiały, komponenty i czynsze drożeją w tle

Trzecią grupę wydatków stanowią koszty zakupów materiałów, komponentów i usług zewnętrznych. Rosnące ceny w tym obszarze wskazuje 63,4% firm budowlanych oraz 61,9% przedsiębiorstw przemysłowych. W handlu dużym obciążeniem pozostają natomiast czynsze i koszty najmu lokali, na które zwraca uwagę 54,1% firm.

Są to wydatki, których zazwyczaj nie da się szybko ograniczyć bez wpływu na skalę lub jakość działalności. Firma budowlana nie zrealizuje zlecenia bez odpowiednich materiałów, zakład produkcyjny bez komponentów, a sklep stacjonarny bez lokalu, magazynu i zaplecza. Możliwości oszczędzania są więc ograniczone, szczególnie gdy ceny rosną jednocześnie u wielu dostawców.

Pewne pole do negocjacji nadal istnieje, ale zazwyczaj wymaga dobrej pozycji w rozmowach z kontrahentami. Buduje ją między innymi regularność zamówień, dłuższa współpraca oraz zdolność do terminowego regulowania faktur. Dostawca jest bardziej skłonny zaproponować rabat lub lepsze warunki firmie, która płaci szybko i nie generuje ryzyka opóźnień.

W praktyce płynność finansowa wpływa więc nie tylko na możliwość opłacania bieżących zobowiązań, ale również na ceny, po jakich firma kupuje materiały i usługi. Jeżeli szukasz konkretnych sposobów na ograniczenie wydatków, zebraliśmy je również w osobnym artykule o tym, gdzie szukać oszczędności w firmie.

Koszt pieniądza, o którym mówi się najmniej

W rankingu GUS jest jeszcze jedna pozycja, która powinna dać do myślenia. Koszty finansowania, czyli przede wszystkim raty i odsetki od kredytów, wskazuje jako czynnik podnoszący koszty 41,9% firm budowlanych, 35,7% handlowych i 32,7% usługowych. Dla co trzeciej firmy sam koszt pieniądza stał się więc zauważalną pozycją w budżecie.

To ważny sygnał przy wyborze sposobu finansowania. Kredyt obciąża firmę stałą ratą również wtedy, gdy sprzedaż hamuje. Dlatego przed podpisaniem kolejnej umowy kredytowej warto przeczytać nasze porównanie faktoringu i kredytu obrotowego i sprawdzić, które rozwiązanie lepiej pasuje do rytmu Twojej sprzedaży.

Jak chronić firmę przed rosnącymi kosztami

Na ceny energii, wysokość płacy minimalnej ani poziom składek nie masz bezpośredniego wpływu. Możesz jednak zdecydować, w jaki sposób Twoja firma przygotuje się na kolejne podwyżki i jak duży margines bezpieczeństwa zachowa.

Dobrym punktem wyjścia jest audyt kosztów energii. Warto porównać oferty sprzedawców, dostępne taryfy, warunki umów oraz rzeczywiste zużycie prądu i paliwa. Skoro wzrost tych kosztów odczuwa ponad 80% przedsiębiorstw, nawet niewielkie oszczędności mogą w dłuższej perspektywie poprawić rentowność i dać przewagę nad konkurencją.

Drugim krokiem powinno być urealnienie cennika. Rosnące koszty pracy, energii i materiałów dotyczą całego rynku, dlatego nie powinny być pokrywane wyłącznie z marży firmy. Klienci również widzą zmiany cen i w wielu przypadkach rozumieją konieczność aktualizacji stawek. Ważne, aby podwyżki były uzasadnione, wprowadzane stopniowo i jasno komunikowane.

Kolejnym elementem jest regularna kontrola kosztów stałych. Raz w miesiącu warto zestawić wynagrodzenia, składki ZUS, czynsz, raty leasingowe i inne obowiązkowe wydatki z gotówką, którą firma faktycznie ma na rachunku. Nie należy opierać takich wyliczeń wyłącznie na wartości wystawionych faktur, ponieważ faktura z odroczonym terminem płatności nie oznacza jeszcze, że pieniądze są dostępne.

Czwarty krok dotyczy sposobu finansowania bieżącej działalności. Zamiast stale zwiększać zadłużenie, firma może korzystać z gotówki zamrożonej we własnych fakturach. Finansowanie faktur online pozwala wybrać konkretne należności i uruchomić środki wtedy, gdy są potrzebne. Koszt dotyczy wyłącznie faktur przekazanych do finansowania, co daje większą elastyczność niż stały kredyt lub pożyczka.

Najważniejsze jest jednak regularne planowanie przepływów pieniężnych i reagowanie, zanim na koncie zacznie brakować środków. Więcej praktycznych sposobów na poprawę sytuacji finansowej firmy opisujemy w poradniku o tym, jak poprawić płynność finansową.

Źródła: Główny Urząd Statystyczny, stat.gov.pl