Tachografy w busach do 3,5 tony. Nowy obowiązek, który uderza w płynność małych przewoźników

Przewoźnicy, którzy przez lata budowali swój model biznesowy na lekkich pojazdach dostawczych, od 1 lipca 2026 roku funkcjonują w zupełnie innej rzeczywistości prawnej. Pojazdy i zespoły pojazdów o dopuszczalnej masie całkowitej przekraczającej 2,5 tony, lecz nieprzekraczającej 3,5 tony, wykorzystywane do zarobkowego międzynarodowego przewozu rzeczy, zostały objęte obowiązkiem stosowania tachografów oraz przepisów dotyczących czasu prowadzenia pojazdu, przerw i odpoczynków kierowców.

Dla przedsiębiorców oznacza to nie tylko montaż inteligentnego tachografu drugiej generacji, ale również konieczność odpowiedniego przygotowania kierowców, obsługi danych z urządzeń i dostosowania organizacji pracy. W przypadku firmy dysponującej kilkoma busami łączny koszt wdrożenia może wynieść kilkadziesiąt tysięcy złotych.

Od kiedy obowiązują nowe przepisy i kogo dokładnie dotyczą

Podstawą zmiany jest rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2020/1054, będące częścią Pakietu Mobilności. Kolejny istotny etap jego wdrażania przypadł na 1 lipca 2026 roku. Od tego dnia obowiązek stosowania tachografu objął pojazdy i zespoły pojazdów o DMC przekraczającej 2,5 tony, lecz nieprzekraczającej 3,5 tony, jeżeli są wykorzystywane do międzynarodowego transportu drogowego rzeczy lub przewozów kabotażowych.

Znaczenie ma przy tym nie tylko DMC samego pojazdu, ale również całego zestawu. Oznacza to, że bus o DMC 2,4 tony ciągnący przyczepę może zostać objęty nowymi przepisami, jeżeli dopuszczalna masa całkowita zestawu przekracza 2,5 tony.

Nowy obowiązek nie dotyczy przewozów wykonywanych wyłącznie na terytorium Polski. Jeżeli więc bus o DMC powyżej 2,5 tony jest wykorzystywany tylko do krajowego przewozu rzeczy, samo wejście nowych przepisów 1 lipca 2026 roku nie powoduje obowiązku montażu tachografu. Obowiązek pojawia się przy przewozach międzynarodowych oraz kabotażowych objętych nowymi regulacjami. 

Osobną kategorię stanowią przewozy wykonywane na potrzeby własne przedsiębiorstwa. Rozporządzenie przewiduje wyłączenie dla pojazdów lub zestawów o DMC powyżej 2,5 i do 3,5 tony, jeżeli przewóz rzeczy nie ma charakteru zarobkowego, jest wykonywany na potrzeby własne przedsiębiorstwa lub kierowcy, a prowadzenie pojazdu nie stanowi głównego zajęcia osoby kierującej. Jednocześnie polskie przepisy określają dodatkowe warunki pozwalające uznać dany przejazd za przewóz na potrzeby własne.

Jakie urządzenie i dokumenty są dziś wymagane

Pojazd objęty nowym obowiązkiem powinien być wyposażony w inteligentny tachograf drugiej generacji G2V2. Urządzenie automatycznie zapisuje m.in. miejsce rozpoczęcia i zakończenia dziennego okresu pracy, przekroczenie granicy państwa członkowskiego oraz pozycję pojazdu co trzy godziny skumulowanego czasu prowadzenia. Rejestrowane są również miejsca wykonywania załadunku i rozładunku.

Instalacją, sprawdzaniem, przeglądami i naprawami tachografów mogą zajmować się podmioty posiadające odpowiednie zezwolenie Prezesa Głównego Urzędu Miar, a same czynności wykonują uprawnieni technicy warsztatu. Tachograf podlega również obowiązkowemu przeglądowi okresowemu co dwa lata.

Sam tachograf to jednak dopiero początek formalności. Przedsiębiorca potrzebuje karty przedsiębiorstwa, a kierowca korzystający z cyfrowego tachografu własnej karty kierowcy. Firma wykonująca zarobkowy międzynarodowy transport rzeczy pojazdami o DMC powyżej 2,5 tony musi również posiadać odpowiednie uprawnienia do wykonywania zawodu przewoźnika.

Nowe obowiązki organizacyjne, o których łatwo zapomnieć

Kierowcy busów objętych regulacją muszą przestrzegać takich samych zasad dotyczących czasu prowadzenia pojazdu, przerw i odpoczynków jak kierowcy samochodów ciężarowych. Standardowy dzienny czas prowadzenia wynosi dziewięć godzin i może zostać wydłużony do dziesięciu godzin nie częściej niż dwa razy w tygodniu. Tygodniowy czas prowadzenia nie może przekroczyć 56 godzin, a po maksymalnie 4,5 godziny jazdy kierowca powinien wykorzystać co najmniej 45 minut przerwy. Standardowy regularny odpoczynek dobowy wynosi natomiast co najmniej 11 godzin, choć przepisy przewidują od tych zasad określone wyjątki.

Równie istotne są obowiązki dotyczące danych. Dane z jednostki pojazdowej należy pobierać najpóźniej co 90 dni, a dane z karty kierowcy co 28 dni. Zgrane pliki powinny być bezpiecznie archiwizowane przez minimum rok i dostępne na potrzeby kontroli.

W praktyce oznacza to konieczność wdrożenia odpowiedniego sposobu pobierania i przechowywania danych oraz ich analizy na potrzeby rozliczania czasu pracy kierowców. Firma może prowadzić te procesy wewnętrznie albo powierzyć je wyspecjalizowanemu podmiotowi, co oznacza kolejny element kosztów związanych z nowymi regulacjami.

Ile kosztuje wdrożenie i skąd wziąć na nie pieniądze

Koszt zależy od modelu pojazdu, zastosowanego urządzenia oraz zakresu prac koniecznych przy montażu. Aktualne oferty rynkowe wskazują, że kompletne wyposażenie busa w tachograf G2V2 wraz z montażem i pierwszym sprawdzeniem może oznaczać wydatek rzędu około 4,5–6,5 tys. zł netto na pojazd. Do tego mogą dojść koszty kart, szkoleń kierowców oraz późniejszej obsługi i rozliczania danych.

Przy sześciu pojazdach sam koszt wyposażenia floty może więc wynieść orientacyjnie około 27–39 tys. zł netto. W małej firmie transportowej taki jednorazowy wydatek może mieć zauważalny wpływ na bieżącą płynność finansową.

Część przedsiębiorców mogła skorzystać z programu refinansowania finansowanego ze środków KPO. W końcowej fazie naboru maksymalna kwota wsparcia została zwiększona z 3 do 5 tys. zł na pojedynczy tachograf. Wnioski były przyjmowane przez ARiMR do 2 marca 2026 roku.

Środki w wysokości 320 mln zł zostały rozdysponowane już w pierwszym naborze. Refinansowaniem objęto około 84 tys. pojazdów, a średnia wartość dofinansowania przypadającego na jeden pojazd wyniosła około 4 tys. zł.

Dla przedsiębiorców, którzy nie skorzystali ze wsparcia, koszt dostosowania floty trzeba pokryć z własnego budżetu lub innych źródeł finansowania. I właśnie tutaj regulacyjny obowiązek może przełożyć się bezpośrednio na płynność firmy.

Kary za brak tachografu i inne naruszenia

Brak wymaganego tachografu może okazać się znacznie droższy niż jego montaż. Zgodnie z polskim taryfikatorem wykonywanie przewozu drogowego pojazdem niewyposażonym w wymagany tachograf posiadający świadectwo homologacji typu jest zagrożone karą 10 tys. zł dla przedsiębiorcy.

Podobne konsekwencje mogą wystąpić w przypadku korzystania z tachografu niewłaściwego typu. W kontrolach prowadzonych już po zmianach dotyczących inteligentnych tachografów ITD wskazywała m.in. kaucje w wysokości 10 tys. zł na poczet kary dla przewoźnika oraz 2 tys. zł dla osoby zarządzającej transportem. Odpowiedzialność kierowcy zależy natomiast od konkretnego naruszenia a przepisy nie przewidują jednej uniwersalnej stawki mandatu za każdy przypadek związany z brakiem lub niewłaściwym stosowaniem tachografu.

Do tego mogą dochodzić sankcje za naruszenie norm czasu jazdy, przerw i odpoczynków, nieprawidłową obsługę urządzenia, brak wymaganych zapisów czy nieterminowe pobieranie danych.

Co zrobić teraz, jeżeli flota nie jest jeszcze przygotowana

Ponieważ przepisy obowiązują już od 1 lipca 2026 roku, przedsiębiorcy, którzy nadal nie dostosowali floty, powinni w pierwszej kolejności sprawdzić, które pojazdy lub zespoły pojazdów rzeczywiście podlegają nowym regulacjom. Szczególne znaczenie mają DMC zestawu oraz rodzaj wykonywanego przewozu.

Kolejnym krokiem powinno być umówienie montażu tachografu w uprawnionym warsztacie oraz wyrobienie wymaganych kart. Warto również zweryfikować posiadane uprawnienia transportowe i przygotować sposób regularnego pobierania, archiwizowania oraz rozliczania danych z tachografów i kart kierowców.

Trzeba też uwzględnić wpływ nowych obowiązków na organizację tras. Tachograf w busie wykorzystywanym do przewozu międzynarodowego należy stosować na całej trasie wynikającej z dokumentu przewozowego, a nie dopiero od momentu przekroczenia polskiej granicy.

Sprawdź faktoring w Monevia

Faktoring dla firm transportowych pozwala zamienić wystawioną fakturę z odroczonym terminem płatności na środki dostępne wcześniej, dzięki czemu przedsiębiorca nie musi czekać na przelew od kontrahenta, aby finansować kolejne bieżące wydatki.

W Monevii przedsiębiorca sam wybiera faktury, które chce sfinansować, a każda z nich może stanowić oddzielną transakcję. Rejestracja na platformie jest bezpłatna, a po zaakceptowaniu transakcji środki mogą trafić na konto nawet w ciągu kilku godzin.

Jeżeli montaż tachografów, opłaty za karty czy dodatkowe koszty organizacyjne obciążyły budżet Twojej firmy w momencie, gdy pieniądze za wykonane przewozy nadal czekają na termin płatności, sprawdź, jak faktoring może pomóc uwolnić środki zamrożone w wystawionych fakturach.

Źródła:

• https://www.gov.pl/web/gitd/busy-do-35-tony-z-tachografami-nowy-obowiazek-w-transporcie-miedzynarodowym