Zaświadczenie o niezaleganiu z US. Kiedy jest potrzebne?

Zaświadczenie o niezaleganiu z US, czyli z urzędu skarbowego, to jeden z podstawowych dokumentów potwierdzających, że firma (lub osoba fizyczna) nie posiada zaległości podatkowych. W praktyce stanowi ważne narzędzie do budowania wiarygodności finansowej, szczególnie przy ubieganiu się o kredyty, dotacje lub udział w przetargach. Dowiedz się i jak je zdobyć.

Czym jest zaświadczenie o niezaleganiu z US?

Zaświadczenie o niezaleganiu z podatkami to dokument urzędowy wydawany przez właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Potwierdza on, że podatnik nie posiada żadnych zaległości podatkowych wobec Skarbu Państwa lub posiada zaległości objęte decyzją o odroczeniu, rozłożeniu na raty albo zabezpieczone w inny prawnie dopuszczalny sposób (np. gwarancją bankową).

Kiedy potrzebne jest zaświadczenie z urzędu skarbowego?

Zaświadczenie to jest wymagane w wielu sytuacjach formalnych i biznesowych. Najczęściej potrzebne jest w następujących wypadkach:

1. Udział w przetargach i zamówieniach publicznych

Instytucje publiczne żądają przedstawienia aktualnego zaświadczenia, aby sprawdzić, czy wykonawca jest wiarygodny i terminowo reguluje należności publicznoprawne.

2. Kredyty i finansowanie z banków

Banki traktują zaświadczenie o niezaleganiu z US jako ważny element oceny zdolności kredytowej. Dla wielu firm to wręcz wymóg formalny przy składaniu wniosku o kredyt inwestycyjny czy obrotowy.

3. Dotacje i wsparcie z funduszy publicznych i unijnych

Aby otrzymać pomoc publiczną, firma musi wykazać, że nie zalega z podatkami ani składkami. Zaświadczenie z US jest często jednym z podstawowych załączników w procesie aplikacyjnym.

4. Leasing, najem, umowy B2B

W niektórych branżach, zwłaszcza w zamówieniach długoterminowych lub leasingu, partnerzy biznesowi mogą wymagać okazania zaświadczenia w ramach oceny ryzyka współpracy.

Co zawiera zaświadczenie o niezaleganiu z US?

Zaświadczenie o niezaleganiu z urzędu skarbowego jest dokumentem z krótką treścią. Znajdujemy tu dane identyfikujące podatnika (nazwa, NIP, PESEL, REGON, adres), informację o niezaleganiu z podatkami (lub istnieniu zaległości i ich statusie prawnym), cel, dla którego dokument został wydany (np. przetarg, kredyt), datę wystawienia i sygnaturę dokumentu.

Warto zaznaczyć, że ważność zaświadczenia określa się zwykle na 30 dni, choć praktyczne zastosowanie może zależeć od wymagań konkretnej instytucji.

Jak uzyskać zaświadczenie o niezaleganiu z US?

Są trzy główne drogi:

Online – przez e-Urząd Skarbowy lub ePUAP

Najwygodniejszy sposób – po zalogowaniu i złożeniu wniosku (formularz CFR-1) można otrzymać dokument elektroniczny z kwalifikowanym podpisem urzędnika.

Tradycyjnie – w urzędzie skarbowym

Można złożyć papierowy wniosek w swoim urzędzie skarbowym. Trzeba w nim podać dane firmy, cel zaświadczenia oraz sposób jego doręczenia (osobiście, listownie, elektronicznie).

Przez portal biznes.gov.pl

Usługa zintegrowana z ePUAP-em – prosty i szybki sposób, szczególnie dla przedsiębiorców indywidualnych.

Koszty wydania zaświadczenia

Zaświadczenie o niezaleganiu z urzędu skarbowego jest bezpłatne, niezależnie od formy złożenia wniosku (online, tradycyjnie lub przez portal biznes.gov.pl). Nie ma również opłat za doręczenie dokumentu, chyba że podatnik zdecyduje się na wysyłkę poleconą w wersji papierowej – wówczas koszt przesyłki pokrywa wnioskujący. Warto jednak pamiętać, że w przypadku zaległości podatkowych urząd może naliczyć opłaty związane z ewentualnymi procedurami odraczającymi lub rozkładającymi płatność na raty.

Ile się czeka na wydanie?

Zgodnie z przepisami, urząd skarbowy ma 7 dni na wydanie zaświadczenia od daty złożenia kompletnego wniosku. W praktyce dokument często można uzyskać szybciej, zwłaszcza jeśli korzystasz z formy elektronicznej.

Mam zaległość w urzędzie skarbowym. Jak dostać zaświadczenie o niezaleganiu?

Jeśli urząd skarbowy stwierdzi, że zalegasz z podatkami otrzymasz odmowę wydania zaświadczenia – w takim przypadku zawsze podawane jest uzasadnienie takiej decyzji.
Jeśli urząd skarbowy odmówi wydania zaświadczenia o niezaleganiu, podatnik ma prawo złożyć odwołanie. Należy to zrobić w terminie 14 dni od otrzymania decyzji, kierując pismo do dyrektora Izby Administracji Skarbowej właściwej dla danego urzędu. W odwołaniu warto wskazać konkretne zarzuty (np. błąd w danych, nieuwzględnienie aktualnej spłaty zaległości) oraz dołączyć dokumenty potwierdzające stan rozliczeń (np. potwierdzenia wpłat, decyzje o odroczeniu). W przypadku utrzymania odmowy, istnieje możliwość skargi do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Warto pamiętać, że procedura odwoławcza może wydłużyć czas oczekiwania na ostateczną decyzję, dlatego w pilnych sprawach lepiej wcześniej zadbać o uregulowanie ewentualnych zaległości.
Możesz też wnioskować o rozłożenie na raty, odroczenie lub zabezpieczenie należności. Jeśli  warunki będą spełnione, to urząd może wydać zaświadczenie, zawsze jednak z odpowiednią adnotacją. Warto pamiętać, że zaległość nawet na niewielką kwotę może skutecznie zablokować możliwość uzyskania dokumentu.

Zaświadczenie o niezaleganiu z US, a faktoring

W odróżnieniu od banków czy dużych instytucji faktoringowych, Monevia – nowoczesna firma faktoringowa, lider na rynku finansowania pojedynczych faktur sprzedażowych – nie wymaga w procesie standardowym dostarczenia zaświadczenia o niezaleganiu z urzędu skarbowego. Oznacza to, że decyzję o przyznaniu finansowania można uzyskać tu nawet w kilka godzin, przedsiębiorcy nie muszą czekać na dokumenty z urzędów, aby otrzymać środki, proces aplikacyjny jest prosty, przejrzysty i przyjazny – w pełni online.

Tradycyjne instytucje finansowe mogą być barierą dla dynamicznych firm. Czekanie na dokumenty, formalności i kontrola wszystkich zaświadczeń potrafi wydłużyć proces finansowania o dni – a nawet tygodnie. Monevia stawia na nowoczesność, transparentność i szybkie decyzje, eliminując przeszkody, które nie są konieczne.

 Zaświadczenie o niezaleganiu z US to kluczowy dokument dla wielu przedsiębiorców. Potwierdza brak zobowiązań podatkowych i otwiera drzwi do finansowania, dotacji i udziału w przetargach. Jednak warto wiedzieć, że nie zawsze jest on konieczny – szczególnie w przypadku współpracy z elastycznymi partnerami finansowymi.

Fintechy, takie jak Monevia, pokazują, że można prowadzić biznes szybciej i sprawniej – bez niepotrzebnych barier administracyjnych.